Datenschutz | Point of Return

(English Version down below)

DATENSCHUTZ Datenschutzrichtlinien für die Teilnahme am „Point of Return“

Verantwortliche Stelle
Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Zweck der Verarbeitung
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Weitergabe personenbezogener Daten
Speicherung und Aufbewahrung Ihrer Daten
Rechte der betroffenen Personen
Verwendung von Fotos und Ergebnissen
Sicherheit Ihrer Daten
Verwendung von Cookies
Änderungen der Datenschutzrichtlinien
Kontakt

1. Verantwortliche Stelle

1.1. Verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Veranstaltung ist: Richard Vienenkötter Veranstalter E-Mail: pointofreturn@posteo.de Weitere Kontaktdaten finden Sie im Impressum der Website.

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1. Im Rahmen der Anmeldung und Teilnahme an der Veranstaltung erheben wir folgende personenbezogene Daten: Vorname, Nachname Geburtsdatum Adresse E-Mail-Adresse Telefonnummer Angaben zur Teilnahme, z. B. Einzelteilnahme oder Teamteilnahme Zahlungsmethoden und Zahlungsinformationen zur Anmeldegebühr GPS-Daten für den Nachweis des Rennens Foto(s) zum Nachweis des GPS-Punkts und der Umkehrstelle Weitere freiwillige Angaben, die im Rahmen der Kommunikation oder der Veranstaltung erforderlich sind

2.2. Diese Daten werden ausschließlich für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung verwendet.

2.3. Die GPS-Daten und Fotos der Teilnehmer*innen werden ausschließlich zur Dokumentation der individuellen Rennleistung sowie zur Ermittlung der Rennergebnisse verwendet. Die GPS-Daten dienen dabei dem Nachweis der absolvierten Strecke und des festgelegten „Point of Return“.

2.4. Einige Angaben sind für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlich. Dazu gehören insbesondere Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Angaben zur Teilnahme sowie Zahlungsinformationen. Ohne diese Angaben ist eine Anmeldung und Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich.

2.5. Weitere Angaben, die im Rahmen der Kommunikation oder der Veranstaltung freiwillig gemacht werden, sind freiwillig. Diese freiwilligen Angaben werden ausschließlich für den jeweils angegebenen oder erkennbaren Zweck verwendet.

2.6. Im Rahmen der Veranstaltung können Teilnehmer*innen Fotos ihrer Standorte, des GPS-Punkts oder der Umkehrstelle auch über Instagram an den Veranstalter übermitteln, zum Beispiel per Direktnachricht oder durch Markierung des Veranstalters. Diese Fotos werden ausschließlich zur Dokumentation der Teilnahme, zur Überprüfung des Rennverlaufs sowie gegebenenfalls zur veranstaltungsbezogenen Kommunikation verwendet.

3. Zweck der Verarbeitung

3.1. Die erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung verarbeitet. Dies umfasst insbesondere: die Verwaltung und Organisation der Veranstaltung, z. B. Anmeldung, Startlisten, Ergebnislisten sowie Kommunikation mit den Teilnehmerinnen, die Durchführung des Rennens und der damit verbundenen Aktivitäten, die Verarbeitung von GPS-Daten und Fotos zum Nachweis der absolvierten Strecke sowie des festgelegten „Point of Return“, die Entgegennahme und Verarbeitung von Standortfotos, die Teilnehmerinnen im Rahmen der Veranstaltung über Instagram oder andere Kommunikationswege an den Veranstalter übermitteln, die Veröffentlichung von Ergebnissen sowie Foto- und Videoaufnahmen im Rahmen der Veranstaltung mit entsprechender Einwilligung der Teilnehmer*innen, die Kommunikation im Zusammenhang mit der Veranstaltung, z. B. Anmeldebestätigung sowie Informationen vor, während und nach dem Rennen, die Abwicklung von Zahlungen und gegebenenfalls Rückerstattungen, die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere im Zusammenhang mit Haftungs- und Nachweispflichten.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.1. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Teilnahmevertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen des Veranstalters sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung erteilt wurde.

4.2. Das berechtigte Interesse des Veranstalters liegt insbesondere in der sicheren, geordneten und nachvollziehbaren Durchführung der Veranstaltung, der Kommunikation mit Teilnehmer*innen, der Auswertung des Rennens sowie der Dokumentation der Veranstaltung.

4.3. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, insbesondere bei bestimmten Foto- und Videoveröffentlichungen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5. Weitergabe personenbezogener Daten

5.1. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Beispielsweise werden Ihre Daten an Partner für die Zahlungsabwicklung oder an öffentliche Stellen zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen weitergegeben.

5.2. Eine Weitergabe an Sponsoren oder Werbepartner erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, z. B. im Rahmen von Fotorechten oder für spezielle Angebote.

5.3. Wenn Teilnehmer*innen Fotos oder Nachrichten über Instagram an den Veranstalter übermitteln, erfolgt die Kommunikation über die Plattform Instagram. Dabei können personenbezogene Daten auch durch den Anbieter der Plattform verarbeitet werden. Für die Datenverarbeitung durch Instagram gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Plattformanbieters.

5.4. Zu den möglichen Empfängern personenbezogener Daten gehören insbesondere Dienstleister für Website-Hosting, Zahlungsabwicklung, E-Mail-Kommunikation, technische Infrastruktur, Social-Media-Plattformen sowie gegebenenfalls öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht. 5.5. Bei der Nutzung externer Dienstleister oder Plattformen, insbesondere Wix und Instagram, kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. In diesen Fällen erfolgt die Datenverarbeitung nur, soweit die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und geeignete Schutzmaßnahmen im Sinne der DSGVO bestehen, soweit diese erforderlich sind. 5.6. GPS-Daten können zur Darstellung und Auswertung der Veranstaltung sowie zur Dokumentation des Rennverlaufs in reduzierter, zusammengefasster oder grafisch aufbereiteter Form verwendet, weitergegeben oder veröffentlicht werden. Personenbezogene Angaben werden dabei soweit wie möglich entfernt oder reduziert.

6. Speicherung und Aufbewahrung Ihrer Daten

6.1. Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der Veranstaltung, die Erstellung der Ergebnislisten sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

7. Rechte der betroffenen Personen

7.1. Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

7.2. Sie können jederzeit die Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7.3. Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen, insbesondere wenn die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht.

7.4. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Datenschutzrechte verletzt wurden, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren.

7.5. Sie haben außerdem das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

7.6. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit.

7.7. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

8. Verwendung von Fotos und Ergebnissen

8.1. Im Rahmen der Veranstaltung können Fotos und Videos entstehen. Mit der Anmeldung zur Veranstaltung und der aktiven Bestätigung der entsprechenden Einwilligung im Anmeldeprozess erklären sich Teilnehmer*innen damit einverstanden, dass ihr Name, ihre Ergebnisse, ihre GPS Tracks sowie Fotos und Videos, die während der Veranstaltung entstehen und auf denen sie erkennbar abgebildet sein können, auf der Website des Veranstalters, www.pointofreturn.de, in sozialen Medien, z. B. Instagram, sowie in weiteren veranstaltungsbezogenen Kommunikationskanälen veröffentlicht werden dürfen.

8.2. Im Rahmen der Veranstaltung können Ergebnislisten mit Namen, Routen, Platzierungen, Distanzen und Zeiten der Teilnehmer*innen veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung erfolgt insbesondere über die Website des Veranstalters sowie über soziale Medien und dient der Dokumentation und Kommunikation der Veranstaltung. 8.3.Die Einwilligung zur Veröffentlichung von Fotos und Videos wird im Anmeldeprozess ausdrücklich abgefragt. Sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein formloser Widerruf per E-Mail an pointofreturn@posteo.de ist ausreichend. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Veröffentlichung bleibt hiervon unberührt.

9. Sicherheit Ihrer Daten

9.1. Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören unter anderem die Verschlüsselung von Übertragungen und die Sicherstellung der Zugriffskontrollen auf unsere Systeme über Wix.

10. Verwendung von Cookies

10.1. Unsere Website wird über Wix betrieben. Dabei können technisch notwendige Cookies eingesetzt werden, die für den Betrieb der Website erforderlich sind.

10.2. Soweit darüber hinaus nicht notwendige Cookies, Analyse- oder Marketingdienste eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach entsprechender Einwilligung über das Cookie-Banner.

11. Änderungen der Datenschutzrichtlinien

11.1. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzrichtlinien jederzeit anzupassen, um sie an neue gesetzliche Anforderungen oder Änderungen unserer Dienstleistungen anzupassen.

11.2. Jede Änderung der Datenschutzrichtlinien wird auf dieser Seite veröffentlicht, und das Datum der letzten Aktualisierung wird entsprechend angegeben.

12. Kontakt

12.1. Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden: pointofreturn@posteo.de

ENGLISH VERSION Privacy Policy for Participation in the “Point of Return Race”

Data Controller
Collection and Processing of Personal Data
Purpose of Processing
Legal Basis for Processing
Disclosure of Personal Data
Storage and Retention of Your Data
Rights of Data Subjects
Use of Photos and Results
Data Security
Use of Cookies
Changes to the Privacy Policy
Contact

1. Data Controller

1.1. The party responsible for the collection, processing, and use of your personal data in connection with the event is: Richard Vienenkötter Organizer Email: pointofreturn@posteo.de Further contact details can be found in the legal notice of the website.

2. Collection and Processing of Personal Data

2.1. As part of the registration and participation in the event, we collect the following personal data: First name, last name Date of birth Address Email address Phone number Participation details, e.g. individual participation or team participation Payment methods and payment information for the registration fee GPS data to verify the race Photo(s) to verify the GPS point and turnaround point Additional voluntary information required as part of communication or the event

2.2. This data is used exclusively for the organization, execution, and follow-up of the event.

2.3. Participants’ GPS data and photos are used solely to document individual race performance and determine race results. GPS data serves as proof of the completed route and the designated “Point of Return”.

2.4. Certain information is required in order to participate in the event. This includes in particular first name, last name, date of birth, address, email address, phone number, participation details, and payment information. Without this information, registration and participation in the event are not possible.

2.5. Additional information provided voluntarily during communication or in connection with the event is voluntary. Such voluntary information will only be used for the respective stated or apparent purpose.

2.6. As part of the event, participants may also submit photos of their location, GPS point, or turnaround point to the organizer via Instagram, for example by direct message or by tagging the organizer. These photos will be used exclusively to document participation, verify the course of the race, and, where applicable, for event-related communication.

3. Purpose of Processing

3.1. The collected personal data is processed exclusively for the purpose of organizing, conducting, and following up on the event. This includes in particular: the administration and organization of the event, e.g. registration, start lists, result lists, and communication with participants, conducting the race and related activities, processing GPS data and photos to verify the completed route and the designated “Point of Return”, receiving and processing location photos submitted by participants to the organizer via Instagram or other communication channels as part of the event, publication of results as well as photos and video recordings related to the event with the corresponding consent of participants, communication related to the event, e.g. registration confirmation and information before, during, and after the race, processing payments and possible refunds, compliance with legal obligations, particularly regarding liability and verification requirements.

4. Legal Basis for Processing

4.1. The processing of personal data is carried out, depending on the purpose, on the basis of Art. 6(1)(b) GDPR for the performance of the participation contract, Art. 6(1)(c) GDPR for compliance with legal obligations, Art. 6(1)(f) GDPR based on the legitimate interests of the organizer, and Art. 6(1)(a) GDPR where consent has been given.

4.2. The legitimate interest of the organizer lies in particular in the safe, orderly, and verifiable execution of the event, communication with participants, evaluation of the race, and documentation of the event.

4.3. Where processing is based on consent, in particular for certain photo and video publications, the processing is carried out on the basis of Art. 6(1)(a) GDPR.

5. Disclosure of Personal Data

5.1. Your personal data will only be shared with third parties if necessary for the execution of the event or if we are legally required to do so. For example, your data may be shared with payment processing partners or public authorities to fulfill legal requirements.

5.2. Data will only be shared with sponsors or advertising partners with your explicit consent, e.g. in connection with photo rights or special offers.

5.3. If participants submit photos or messages to the organizer via Instagram, the communication takes place via the Instagram platform. In this context, personal data may also be processed by the provider of the platform. The privacy policy of the respective platform provider applies additionally to any data processing carried out by Instagram.

5.4. Possible recipients of personal data include in particular service providers for website hosting, payment processing, email communication, technical infrastructure, social media platforms, and, where applicable, public authorities if there is a legal obligation.

5.5. When using external service providers or platforms, in particular Wix and Instagram, the processing of personal data outside the European Union or the European Economic Area cannot be ruled out. In such cases, data processing will only take place where the data protection requirements are met and appropriate safeguards within the meaning of the GDPR are in place, where required. 5.6. GPS data may be used, shared, or published in a reduced, summarized, or graphically processed form for the purpose of presenting and evaluating the event as well as documenting the course of the race. Personal information will be removed or reduced as far as possible.

6. Storage and Retention of Your Data

6.1. Your personal data will only be stored for as long as necessary for the execution of the event, the creation of result lists, and compliance with legal retention obligations. Afterwards, the data will be deleted unless legal or legitimate reasons require further storage.

7. Rights of Data Subjects

7.1. You have the right to request information about your stored personal data at any time.

7.2. You may request the correction or deletion of your data at any time, provided no legal retention obligations apply.

7.3. You may object at any time to the processing of your personal data, particularly where processing is based on legitimate interests.

7.4. If you believe that your data protection rights have been violated, you have the right to lodge a complaint with the competent data protection authority.

7.5. You also have the right to request the restriction of the processing of your personal data.

7.6. Where processing is based on consent or on a contract and is carried out by automated means, you have the right to data portability.

7.7. Where processing is based on consent, you may withdraw this consent at any time with effect for the future. The lawfulness of processing carried out before the withdrawal remains unaffected.

8. Use of Photos and Results

8.1. As part of the event, photos and videos may be taken. By registering for the event and actively confirming the corresponding consent during the registration process, participants agree that their name, results, as well as photos and videos taken during the event in which they may be recognizably depicted, may be published on the organizer’s website, www.pointofreturn.de, on social media, e.g. Instagram, and in other event-related communication channels.

8.2. As part of the event, result lists containing participants’ names, routes, rankings, distances, and times may be published. Publication takes place in particular via the organizer’s website and social media channels and serves the documentation and communication of the event.

8.3. Consent to the publication of photos and videos is explicitly requested during the registration process. This consent may be withdrawn at any time with effect for the future. An informal withdrawal by email to pointofreturn@posteo.de is sufficient. The lawfulness of any publication made before the withdrawal remains unaffected.

9. Data Security

9.1. We implement technical and organizational security measures to protect your data against loss, misuse, or unauthorized access. These include, among other things, encrypted data transmission and access controls for our systems via Wix.

10. Use of Cookies

10.1. Our website is operated via Wix. Technically necessary cookies may be used to ensure the proper functioning of the website.

10.2. If non-essential cookies, analytics services, or marketing services are used, this will only take place after the corresponding consent has been given via the cookie banner.

11. Changes to the Privacy Policy

11.1. We reserve the right to amend this Privacy Policy at any time in order to adapt it to new legal requirements or changes to our services.

11.2. Any changes to the Privacy Policy will be published on this page, and the date of the latest update will be adjusted accordingly.

12. Contact

12.1. If you have any questions regarding the collection, processing, or use of your personal data, you may contact us at any time: pointofreturn@posteo.de